CAS Media

Workshop là gì ? Quy trình tổ chức workshop thành công

Đăng bởi: MẠNH TUẤN

Bạn đã bao giờ tham gia một buổi workshop chưa? Workshop là gì? Đây là một trong những hình thức chia sẻ kiến thức được nhiều doanh nghiệp, đơn vị tổ chức. Bạn đã hiểu rõ về lợi ích, các hình thức cũng như quy trình tổ chức workshop? Hãy cùng CAS Media tìm hiểu những thông tin này qua bài viết ngay sau đây nhé!

workshop

Buổi Workshop là gì? 

Workshop tiếng Việt là hội thảo, đây là một hoạt động trao đổi, thảo luận, chia sẻ về những kiến thức, kỹ năng thuộc lĩnh vực nào đó. Workshop có tính mở cao, giúp cho người tham gia có nhiều cơ hội để chia sẻ những điều mình biết, học hỏi thêm nhiều kiến thức, đồng thời cũng kết thêm được nhiều bạn bè, tạo dựng mối quan hệ. 

Diễn giả của buổi workshop sẽ là người lựa chọn chủ đề trước khi có thông báo về buổi trao đổi. Thông thường, hội thảo sẽ diễn ra trong khoảng từ 2 đến 4 tiếng, hoạt động chủ yếu là trao đổi, chia sẻ và thảo luận giữa diễn giả, khách mời với những người tham dự. 

Tuỳ vào kinh phí, khả năng và mục đích của đơn vị tổ chức mà quy mô của buổi workshop sẽ có sự khác nhau. Bởi vì không có bất kỳ giới hạn nào được đề ra khi tổ chức hình thức hội nào này cả. Không gian tổ chức chỉ cần tạo sự thoải mái, rộng rãi và phù hợp với chủ đề trao đổi là được. 

Những lợi ích của workshop

Đối với những người tham dự

Workshop là nơi để chúng ta học hỏi và thực hành, chia sẻ kiến thức 

Thông thường, chúng ta chỉ tham gia những buổi hội thảo trao đổi về lĩnh vực mà mình quan tâm. Tại đây, bạn có thể tiếp cận được với nhiều kiến thức mới mẻ, không chỉ là lý thuyết mà nó có tính thực tiễn rất cao. Những kinh nghiệm thực chiến từ những nhà diễn giả, những người cùng tham gia sẽ giúp bạn học hỏi thêm rất nhiều. 

Bên cạnh đó, bạn hoàn toàn có thể chia sẻ những quan điểm, băn khoăn của mình về lĩnh vực đó với diễn giả và những người cùng tham gia. 

Mở rộng mối quan hệ 

Khi tham gia workshop, bạn sẽ gặp được những người có cùng mối quan tâm với mình. Họ không chỉ chia sẻ, giúp bạn giải đáp những băn khoăn mà có thể là những người đồng hành, đối tác với bạn trong công việc sau này. 

Có rất nhiều doanh nghiệp thường tìm thấy các đối tác trong những buổi workshop quy mô lớn. 

Đối với các doanh nghiệp tổ chức workshop

Với các doanh nghiệp, họ tổ chức workshop với những chủ đề thú vị, liên quan đến chương trình, kế hoạch mà họ sẽ tổ chức trong tương lai. Đây là cách để họ “tóm gọn” được những khách hàng tiềm năng, những đối tác, nhà đầu tư. 

Workshop chính là một phương thức phù hợp để truyền đạt kiến thức, thông tin, từ đó tạo dựng niềm tin, xây dựng thương hiệu và thuyết phục họ. 

Ba hình thức workshop phổ biến 

Phân loại theo mục đích tổ chức, workshop được chia thành 3 hình thức đó là: chia sẻ kiến thức, thực hành và marketing. Cùng tìm hiểu chi tiết về sự khác nhau của 3 hình thức workshop này nhé! 

Workshop chia sẻ kiến thức

Những buổi hội thảo này sẽ đưa ra một chủ đề nhất định, những vấn đề chưa có lời giải, còn nhiều băn khoăn. Mọi người tham gia sẽ cùng nhau chia sẻ, bàn luận, bày tỏ quan điểm. Diễn giả sẽ là những người uy tín, có kinh nghiệm thực tế và các kiến thức về chủ đề - họ đóng vai trò quan trọng nhất. 

Workshop thiên về thực hành

Trong các lĩnh vực như thủ công, tâm lý, nghệ thuật thì sẽ lựa chọn loại workshop này. Tại đây, bạn có thể tự làm ra những sản phẩm của mình như tranh vẽ… thực hành kỹ năng nào đó. Đối với hình thức workshop này thì phải có những người hướng dẫn, có các dụng cụ để phục vụ cho người tham gia vào các kỹ năng này. Workshop thiên về thực hành thường không có lượng người tham gia lớn. 

Workshop với mục đích marketing

Những buổi workshop này thường lớn, được các doanh nghiệp tổ chức với lượng người lớn, có thể là hàng trăm người. Hình thức này đòi hỏi các doanh nghiệp phải chuẩn bị kỹ lưỡng, thể hiện sự chuyên nghiệp, cần sự hỗ trợ nhiều từ các đơn vị khác để việc tổ chức workshop được thuận lợi hơn. 

Quy trình tổ chức workshop như thế nào cho thành công? 

Để tổ chức được một buổi workshop hiệu quả, đạt được những mục đích đề ra, cần phải nắm vững quy trình tổ chức. Đồng thời phải có sự chuẩn bị kỹ càng từng khâu. Dưới đây là một số chia sẻ giúp cho buổi workshop của bạn diễn ra thành công nhất. 

Khâu chuẩn bị tổ chức 

Buổi hội thảo có thành công hay không phụ thuộc rất nhiều vào khẩu chuẩn bị. Để buổi workshop được diễn ra thành công, cần lưu ý những vấn đề cụ thể sau đây: 

  • Xác định được rõ mục đích của workshop là gì, sau khi kết thúc buổi hội thảo đạt được những mục tiêu nào?

  • Xác định đối tượng tham gia là ai, những đối tác, nhà tài trợ nào liên quan. 

  • Lựa chọn đội ngũ tổ chức: người quản lý, người hướng dẫn, thư ký… Tất cả những nhân tố chạy sự kiện đều phải ghi rõ, xác định rõ ràng. 

  • Chuẩn bị kỹ càng những khu vực tổ chức, từ bàn ghế, trang trí, không gian… Cần phải kiểm tra kỹ trước khi sự kiện bắt đầu. 

  • Với những đối tác cũng như các khách mời tham dự sự kiện, bạn cần phải gửi trước cho họ kịch bản của chương trình. 

  • Ngoài ra, với những sự kiện workshop lớn, có đủ thời gian và nhân lực, bạn có thể phát phiếu hỏi phỏng vấn để biết được những phản hồi từ những người tham dự về buổi workshop

Xác định được vai trò của những người quan trọng trong buổi workshop 

Mỗi người trong buổi workshop bao gồm cả người tổ chức hai người tham dự đều có những vai trò nhất định. Chúng ta cần phải nắm rõ được vai trò của họ thì buổi hội thảo mới tổ chức thành công.

Những nhà tài trợ 

Đây là những người sẽ hỗ trợ đồng hành cho việc tổ chức được diễn ra suôn sẻ hơn, có thể là về mặt âm thanh, địa điểm tổ chức hay kinh phí. Họ có thể sẽ không trực tiếp xuất hiện ở trong buổi hội thảo mà họ chỉ theo dõi về kết quả. 

Nhà tài trợ không tham gia vào xây dựng nội dung, không chịu trách nhiệm về kết quả của workshop

Thông thường, với các buổi hội thảo quy mô nhỏ thì ít nhà tài trợ vì có ít hạng mục, không cần đến sự đầu tư quá lớn. 

Những người tổ chức, điều phối buổi workshop 

Đây là những người chủ chốt, điều phối hoạt động, quyết định đến thành công của buổi workshop. Người này có vai trò giới thiệu về buổi hội thảo: mục đích, người tham dự, nhà tài trợ… Họ sẽ hướng dẫn người tham gia vào vị trí ngồi, hoạt động của buổi hội thảo và giám sát toàn bộ quá trình buổi hội thảo diễn ra. 

Người điều phối buộc phải làm theo đúng quy trình tổ chức đã được thống nhất từ đầu. Những người này phải có tố chất lãnh đạo tốt, có thể bao quát và đánh giá được sự việc. Bên cạnh đó cũng phải có khả năng làm việc với những bộ phận khác, linh hoạt và sẵn sàng giải quyết tốt nhất những vấn đề bất ngờ có thể xảy ra. 

Tiến hành tổ chức workshop 

Khi bắt đầu tiến hành tổ chức, người điều phối sẽ tuyên bố mục đích, các kết quả mong muốn sau khi hội thảo kết thúc; giới thiệu về người tham dự, nhà tài trợ (nếu có). Có nhiều cách khác nhau để bắt đầu buổi workshop, nên lựa chọn những cách giúp cho người tham gia cảm thấy hứng thú và hoàn toàn thoải mái khi bắt đầu. Có thể là những mẩu chuyện hài hước hay một bài hát, chủ đề có liên quan. 

Một số nguyên tắc khi diễn ra buổi workshop mà người tổ chức cần phải tuân thủ như: 

  • Luôn tôn trọng những ý kiến, những quan điểm của tất cả người tham gia. Có thể sẽ có nhiều ý kiến mâu thuẫn, trái chiều nhưng phải luôn tôn trọng. 

  • Chú ý về thời gian quy định của buổi workshop

  • Tập trung về vấn đề đang bàn luận đến, tránh dẫn dắt sai vấn đề hay đi sâu vào cá nhân của một người nào đó. 

  • Khi có bất kỳ vấn đề gì xảy ra, phải thật bình tĩnh để giải quyết, có thể nhờ sự trợ giúp từ những đồng nghiệp trong ban tổ chức.

  • Mỗi một quyết định được đưa ra phải có được sự nhất trí của tất cả mọi người. 

Đưa ra tổng kết và kết thúc buổi workshop 

Khi kết thúc hội thảo (Phụ thuộc vào thời gian dự kiến để có những dấu hiệu kết thúc), người điều phối sẽ tiến hành tổng kết lại buổi workshop. Họ sẽ tóm gọn lại buổi hội thảo, sắp xếp và phân phối, phát tài liệu quan trọng cho những người tham gia. 

Bên cạnh đó không quên lời cảm ơn dành cho những người đã tham gia vào buổi workshop này.

Như vậy, qua bài viết này, chúng ta đã có thể hiểu rõ được workshop là gì, lợi ích cũng như các hình thức tổ chức là gì rồi phải không nào? Chúng ta đều thấy workshop là một hoạt động thực sự ý nghĩa dành cho những người tham gia, mang lại lợi ích cho ban tổ chức. Hy vọng, những thông tin mà chúng tôi chia sẻ sẽ giúp bạn hiểu rõ và tổ chức được những buổi workshop thành công, thu hút nhiều người quan tâm.

 

HÃY TRAO ĐI 1% TIN TƯỞNG, CHÚNG TÔI SẼ TRẢ BẠN 99% SỰ HÀI LÒNG

Bạn đang xem: Workshop là gì ? Quy trình tổ chức workshop thành công
Bài trước Bài sau
VIẾT BÌNH LUẬN CỦA BẠN

Địa chỉ email của bạn sẽ được bảo mật. Các trường bắt buộc được đánh dấu *