CAS Media

Chữ ký email là gì? Hướng dẫn cách tạo chữ ký email đơn giản

Đăng bởi: MẠNH TUẤN

Chữ ký email là một phần nội dung quan trọng góp phần tạo nên sự chuyên nghiệp cho mỗi email của bạn. Đặc biệt với những thường người thường xuyên sử dụng email để trao đổi công việc và làm việc với các đối tác thì việc sử dụng chữ ký email lại cực kỳ cần thiết.

Trong bài viết dưới đây CAS Media sẽ giới thiệu những thông tin chi tiết về chữ ký email, các mẫu chữ ký email đẹp và cách tạo chữ ký email đơn giản nhất mà ai cũng có thể thực hiện được.

chữ ký email

Chữ ký email là gì?

Chữ ký email khác hoàn toàn so với những ký thông thường bạn sử dụng, đây là phần nội dung sẽ tự động xuất hiện ở phần cuối của mỗi nội dung email. Khi viết email, bạn không cần phải viết lại chữ ký mà chỉ cần thiết lập 1 lần và hệ thống sẽ tự động thêm chữ ký email vào cuối nội dung email ở mỗi lần bạn sử dụng.

Chữ ký email là một phần thông tin xuất hiện ở cuối mỗi Email Marketing. Việc sử dụng chữ ký email không chỉ giúp thể hiện sự lịch sự, phong cách làm việc chuyên nghiệp mà còn giúp ghi điểm trong mắt đối tác hoặc nhà tuyển dụng.

Chữ ký email sẽ cần phải có những nội dung chính sau đây:

  • Họ tên cụ thể, chức vụ của người gửi.

  • Tên công ty đang làm việc.

  • Các thông tin liên hệ cơ bản như số điện thoại, email, website,...

  • Link mạng xã hội: có thể thêm vào link tài khoản một số mạng xã hội phổ biến của bạn như Facebook, Zalo, Skype,... sẽ giúp người nhận email dễ dàng liên hệ lại với bạn hơn.

  • Hình ảnh cá nhân: có thể thêm hình ảnh hoặc không, nhưng nên thêm hình ảnh cá nhân vào chữ ký email để tạo được ấn tượng tốt với người nhận email.

  • Câu slogan hoặc chữ ký cá nhân (không bắt buộc).

chu ky email

Lợi ích khi tạo chữ ký email đẹp

Nhiều người vẫn chưa chú trọng việc tạo chữ ký email đẹp và thường có suy nghĩ làm cho có. Tuy nhiên nếu sở hữu một chữ ký email đẹp và ấn tượng thì nó sẽ giúp mang lại những lợi ích cực kỳ to lớn sau đây:

  • Chữ ký email có vai trò như một danh thiếp cho phép bạn thực hiện việc quảng bá thương hiệu của cá nhân hoặc doanh nghiệp đến người nhận thư.

  • Hiện nay, mỗi ngày thì người sử dụng email có thể nhận được hàng trăm, hàng nghìn mẫu email khác nhau. Việc đặt chữ ký email ở cuối nội dung mỗi email sẽ giúp tạo được sự chú ý và ấn tượng tốt đối với cá nhân hoặc doanh nghiệp của bạn.

  • Thông qua chữ ký email giúp cung cấp những thông tin liên lạc quan trọng đến người nhận thư. Thông tin liên lạc có thể thêm vào chữ ký email là số điện thoại, website, các tài khoản mạng xã hội.

  • Tất cả nhân viên trong công ty nên sử dụng cùng một tiêu chuẩn chữ ký email để giúp định vị thương hiệu mạnh mẽ hơn cho doanh nghiệp.

  • Chữ ký email cũng đóng vai trò như một mẫu quảng cáo cực kỳ nổi bật và hữu ích nếu bạn biết cách thêm vào những lời kêu gọi đặt hàng hoặc ghé thăm website,...

Với những lợi ích như trên thì chắc chắn các bạn ai cũng nên thiết kế cho mình một chữ ký email ấn tượng và độc đáo nhất để sử dụng trong công việc.

Chữ ký email có lợi ích như thế nào đối với Marketing?

Chữ ký email cũng đóng một vai trò cực kỳ quan trọng đối với hoạt động Marketing của doanh nghiệp. Sau đây là một số lợi ích nổi bật của chữ ký email với Marketing:

  • Chữ ký email trong nội dung Email Marketing giúp xây dựng thương hiệu một cách hiệu quả hơn. Giúp tạo dựng được hình ảnh chuyên nghiệp và tăng mức độ tin cậy trong mắt khách hàng.

  • Chữ ký email cũng như một hình thức quảng cáo Marketing cực kỳ hữu hiệu. Vì bạn có thể chèn các thông tin như link website hay mạng xã hội của công ty. Và chỉ bằng một cú click chuột thì khách hàng có thể ngay lập tức truy cập được vào các nền tảng website của doanh nghiệp bạn.

Hiện nay tất cả các chiến dịch Email Marketing đều không thể thiếu chữ ký email để giúp mang lại hiệu quả cao hơn.

>>> Tham khảo: Cách tối ưu Email Marketing đơn giản dễ dàng.

chữ ký email marketing

Những yếu tố giúp tạo chữ ký email chuyên nghiệp

Để tạo chữ ký email chuyên nghiệp bạn cần phải dựa vào nhiều yếu tố khác nhau. Tuy nhiên dưới đây là 4 yếu tố cơ bản nhất mà bạn cần phải biết:

  • Màu sắc: chỉ nên sử dụng tối đa 3 màu khi tạo chữ ký email để tránh tạo sự rối mắt cho người xem.

  • Font chữ: phải sử dụng những font chữ hiển thị rõ chữ, tránh sử dụng những font chữ khó đọc như calligraphy hay script.

  • Hình ảnh: không nhất định phải có hình ảnh ở chữ ký email. Tuy nhiên nếu có hình ảnh hoặc logo thì sẽ tạo được ấn tượng sâu đậm hơn với người xem. Nên sử dụng những hình ảnh có kích thước phù hợp nhưng vẫn phải sắc nét và rõ ràng. Nếu hình ảnh trong chữ ký email có kích thước quá lớn sẽ khiến quá trình load chậm hơn và email nặng hơn bình thường, tạo cảm giác khó chịu cho người xem.

  • Thiết kế: thiết kế ảnh hưởng cực kỳ lớn đến độ chuyên nghiệp của một chữ ký email. Bạn có thể thiết kế chữ ký email theo dạng hierarchy(từ trên xuống). Có thể bôi đậm và chỉnh kích thước lớn hơn đối với những thông tin quan trọng như họ tên, địa chỉ, số điện thoại liên hệ. Bố cục của email cũng nên được cân chỉnh một cách đơn giản và gọn gàng (không nên thiết kế chữ ở dạng bán phẳng hoặc phẳng và không nên thiết kế chữ 3D).

Cách tạo chữ ký email chuyên nghiệp

Việc tạo chữ ký email cực kỳ đơn giản với 2 công cụ có sẵn đã được tích hợp trên trình gửi mail của bạn. Chỉ với một lần thiết lập chữ ký thì nó sẽ tự động chèn chữ ký vào mỗi nội dung email khi bạn gửi email cho ai đó.

Dưới đây là cách tạo chữ ký email chuyên nghiệp với 2 công cụ Outlook và Gmail.

Cách tạo chữ ký email đẹp với Outlook

Các bước để tạo chữ ký email đẹp với Outlook:

  • Bước 1: Đầu tiên bạn cần phải mở trình duyệt Outlook và chọn mục “New Email” để tạo email mới.

  • Bước 2: Chọn mục “Signature” là phần chữ ký nằm trong menu Message.

  • Bước 3: Hệ thống sẽ xuất hiện một bảng thông báo, bạn hãy nhấn vào mục “New...” để tạo chữ ký mới.

  • Bước 4: Sau khi hệ thống hiển thị thông báo thì bạn hãy tiến hành điền tên cho chữ ký email của mình và chọn “Ok”.

  • Bước 5: Ở khung “Edit signature” hãy điền những thông tin mà bạn muốn hiển thị trong chữ ký email. Với tùy chỉnh này bạn cũng có thể thay đổi font chữ, màu sắc, kích thước chữ, chèn logo, hình ảnh tùy theo sở thích của mình. Khi đã thực hiện xong tất cả thông tin thì nhấn vào “Ok”.

  • Bước 6: Thêm chữ ký email bằng cách chọn mục “Signature” và chọn mẫu chữ ký mà bạn vừa mới tạo.

chữ ký email outlook

Cách tạo chữ ký email đẹp với Gmail

Cách tạo chữ ký email đẹp với Gmail sẽ đơn giản hơn so với tạo chữ ký email bằng Outlook và sẽ có những thao tác cụ thể như sau:

  • Bước 1: Truy cập vào tài khoản Gmail của bạn, sau đó nhấn vào biểu tượng răng cưa ở góc bên màn hình bên phải trên cùng rồi chọn mục “Setting”.

  • Bước 2: Tại mục “General” (Cài đặt chung) thì hãy chọn mục “Signature”. Đánh dấu vào ô bên dưới của ô “No Signature”. Sau đó hãy nhập các nội dung chữ ký email mà bạn muốn sử dụng vào khung soạn thảo.

  • Bước 3: Sau khi thiết kế xong chữ ký email thì hãy nhấn vào “Save changes” để lưu lại chữ ký mới tạo.

Khi đã tạo xong chữ ký email với Gmail thì bạn chỉ cần mở khung soạn thảo email mới lên thì phần chữ ký email sẽ được tự động thêm vào phần cuối của nội dung email.

chữ ký email gmail

Những website hỗ trợ tạo mẫu chữ ký email đẹp

Hiện nay cũng có rất nhiều website hỗ trợ tạo mẫu chữ ký email đẹp được rất nhiều người dùng ưa chuộng và sử dụng hiện nay. Dưới đây là cách tạo chữ ký email đẹp với một số website phổ biến nhất.

Tạo chữ ký email với HTMLSIG

Cách tạo chữ ký email với HTMLSIG:

  • Bước 1: Truy cập https://htmlsig.com/. Website sẽ cung cấp cho bạn 2 sự lựa chọn là trả phí hoặc miễn phí, tùy vào nhu cầu sử dụng để lựa chọn phù hợp. Bạn có thể bấm vào Or Create a Free Signature để sử dụng miễn phí.

  • Bước 2: Điền các thông tin vào các mục tương ứng là Main, Social, Disclaimer, Banner,...

  • Bước 3: Nhấn vào “Create Signature” để kết thúc việc tạo chữ ký. Khi tạo xong chữ ký, phần mềm sẽ hiện mục Preview để bạn xem lại chữ ký vừa mới tạo.

mẫu chữ ký email

Tạo chữ ký email với HUBSPOT

Cách tạo chữ ký email với HUBSPOT:

  • Bước 1: Truy cập https://www.hubspot.com/email-signature-generator

  • Bước 2: Sau khi truy cập vào phần mềm thì hệ thống sẽ hiển thị giao diện để bạn có thể tùy ý chọn mẫu chữ ký và điền thông tin theo mẫu.

  • Bước 3: Tiến hành điền các thông tin quan trọng, chỉnh sửa style, chèn logo, hình ảnh kèm với chữ ký email theo sở thích của bạn.

  • Bước 4: Nhấn chọn “Create signature” để hoàn tất việc tạo chữ ký email.

tao chu ky email

Tạo chữ ký email với pCanvato

Tạo chữ ký email với Canvato là cách tạo chữ ký email đơn giản nhất được rất nhiều người ưa chuộng. Canvato với giao diện đơn giản, các thao tác sử dụng dễ dàng với nhiều tùy chỉnh khác nhau. Canvato sẽ giúp bạn lựa chọn được mẫu chữ ký email đẹp và hướng dẫn chi tiết các bước tạo chữ ký đẹp, chuyên nghiệp nhất.

tạo chữ ký email

Các thủ thuật thiết kế nhanh chữ ký email

Dưới đây là 3 thủ thuật giúp bạn có thể thiết kế chữ email chuyên nghiệp và nhanh hơn.

Bắt đầu thật đơn giản và bám sát thương hiệu

Khi thiết kế chữ email cần phải chú trọng hai yếu tố chính là phong cách thiết kế và tính dễ đọc. Để đảm bảo tính dễ đọc thì bạn nên thiết kế email thật đơn giản với những thông tin quan trọng nhất. Việc đưa quá nhiều thông tin vào phần chữ ký sẽ khiến người đọc cảm thấy khó chịu và không khiến người đọc nhớ đến bạn.

Với phần thiết kế thì bạn cần phải bám sát và có sự đồng nhất với nhận diện thương hiệu của doanh nghiệp từ font chữ, màu sắc, bố cục trình bày,...

Xác định phong cách thiết kế

Xác định phong cách thiết kế trước khi tạo chữ ký email cũng cực kỳ quan trọng, bạn nên xác định trước phong cách, màu sắc, font chữ mà bạn muốn sử dụng. Khi xác định chính xác phong cách thiết kế sẽ giúp bạn giới hạn những lựa chọn của mình và có thể thiết kế chữ ký email nhanh hơn.

Sử dụng tốt những tùy chọn

Cách nhanh nhất để tạo được một mẫu chữ ký đẹp và chuyên nghiệp chính là tận dụng những mẫu chữ ký có sẵn. Các mẫu chữ ký email có sẵn sẽ cung cấp nhiều lựa chọn để bạn có thể thoải mái chỉnh sửa. Nếu bạn biết cách tận dụng những tùy chọn này để cập nhật logo, hình ảnh, chèn icon liên kết mạng xã hội hoặc thay đổi PSD, HTML,... thì sẽ giúp bạn thiết kế được chữ ký email cực kỳ nhanh.

Những lưu ý khi thiết kế chữ ký email chuyên nghiệp

Ai cũng có thể thiết kế được chữ ký email nhưng không phải ai cũng biết cách tạo chữ ký email chuyên nghiệp. Dưới đây là một số lưu ý giúp bạn thiết kế chữ ký email chuyên nghiệp hơn.

  • Giữ chữ ký email đơn giản: thiết kế chữ ký email càng đơn giản sẽ càng chuyên nghiệp, tránh việc đưa quá nhiều thông tin sẽ khiến người xem cảm thấy khó chịu.

  • Kết nối với các địa chỉ mạng xã hội: Chèn link các tài khoản mạng xã hội như Facebook, Zalo,... vào chữ ký email không chỉ giúp tăng tính chuyên nghiệp mà còn giúp người nhận email dễ dàng liên hệ với bạn khi có nhu cầu.

  • Lựa chọn hình ảnh thật đẹp: Lựa chọn hình ảnh rõ nét, chuyên nghiệp chắc chắn sẽ tạo được ấn tượng tốt với người nhận email.

  • Sử dụng màu đen-trắng tương phản: nếu bạn không biết cách thiết kế màu sắc sao cho đẹp thì sử dụng màu trắng-đen tương phản sẽ là lựa chọn tối ưu nhất cho chữ ký email chuyên nghiệp của bạn.

  • Thống nhất chữ ký email trong doanh nghiệp: nếu bạn đang làm việc tại doanh nghiệp thì khi thiết kế chữ ký email bạn nên tuân thủ theo các quy chuẩn chung để tạo sự thống nhất giữa tất cả nhân viên trong công ty.

mẫu chữ ký email

Các mẫu chữ ký email chuyên nghiệp

Dưới đây, chúng tôi sẽ giới thiệu những mẫu chữ ký email chuyên nghiệp và đẹp nhất mà bạn có thể tham khảo, sử dụng.

Mẫu chữ ký email cao cấp, chuyên nghiệp

Đây là bộ sưu tập các mẫu chữ ký email cao cấp, chuyên nghiệp phù hợp với nhu cầu sử dụng của cả cá nhân và doanh nghiệp. Chứa 100 mẫu chữ ký email cùng 50 thiết kế và 20 tùy chỉnh màu sắc cực kỳ độc đáo, bộ sưu tập chữ ký này cũng có thể tùy ý điều chỉnh theo sở thích và mong muốn của bạn.

https://graphicriver.net/item/email-signature/13070317

Mẫu chữ ký email hiện đại cho doanh nghiệp

https://graphicriver.net/item/email-signature/14313760

Đây là mẫu chữ ký email hiện đại dành riêng cho doanh nghiệp với 43 thiết kế bố cục, và lựa chọn màu sắc độc đáo cho phép bạn sử dụng ngay. Bạn cũng có thể cá nhân hóa những mẫu chữ ký email theo phong cách của doanh nghiệp mình bằng cách chèn logo, hình ảnh, thêm địa chỉ link mạng xã hội,....

360 mẫu chữ ký điện tử chuyên nghiệp với PSD và HTML

https://graphicriver.net/item/360-professional-esignature-templates

Bộ sưu tập này có đến 360 mẫu chữ ký điện tử với PSD, HTML và có đến 30 thiết kế bố cục cùng 12 phong cách màu sắc khác nhau. Là bộ sưu tập các mẫu chữ ký email đẹp với các thiết kế phẳng, hiện đại và vô cùng rõ ràng. Hiện nay có rất nhiều người đang sử dụng các mẫu chữ ký email này.

Các mẫu chữ ký email rõ nét và màu đen

https://graphicriver.net/item/black-email-signature

Nếu bạn đang tìm kiếm các mẫu chữ ký email rõ nét cùng với gam màu đen chuyên nghiệp thì bộ sưu tập trên là một sự lựa chọn mà bạn không nên bỏ qua. Bộ sưu tập chữ ký email hiện đại này chứa đến 30 bố cục chữ ký cực kỳ phong phú, có thêm cả các tập tin HTML, PSD cùng với các icon thiết kế cực kỳ đẹp mắt. Các thông tin trong chữ ký cũng có thể dễ dàng điều chỉnh để phù hợp với nhu cầu sử dụng của người dùng.

Mẫu chữ ký email với định dạng hiện đại

https://graphicriver.net/item/20-email-signature

Bộ sưu tập trên bao gồm các mẫu chữ ký email với định dạng cực kỳ hiện đại, độc đáo giúp mang đến sự chuyên nghiệp cho người sử dụng.

Như vậy, trong bài viết trên chúng tôi đã cung cấp những thông tin cực kỳ chi tiết về chữ ký email cũng như hướng dẫn những cách tạo chữ ký email đơn giản, nhanh chóng nhất. Hy vọng sau khi tham khảo bài viết trên các bạn sẽ có thêm nhiều kiến thức và kinh nghiệm về chữ ký trong email để mang đến nhiều hiệu quả trong cuộc sống và công việc của mình.

 

 

HÃY TRAO ĐI 1% TIN TƯỞNG, CHÚNG TÔI SẼ TRẢ BẠN 99% SỰ HÀI LÒNG

Bạn đang xem: Chữ ký email là gì? Hướng dẫn cách tạo chữ ký email đơn giản
Bài trước Bài sau